Desarrolla tu organización personal

Cuando dices que eres escritora, te gustaría que el serlo solo significase escribir. Nada de corregir o editar, ni redes sociales, ni organización personal, ni marketing, ni promoción, vender, ni nada de nada. Por desgracia, el ser escritora conlleva esto y más. Por eso es necesaria una buena organización personal para poder llegar a todo. A veces, con tantas tareas, perdemos un poco el foco y se nos olvida que, si somos escritoras y no escribimos, hay algo que estamos haciendo mal.

Hoy partimos del hecho de que sabes muy bien que escribir es tu tarea número 1. Y, sabiéndolo, nos concentramos un poquito en cómo organizar tu alrededor para que siga siéndolo. En el artículo de hoy te hablo de 3 técnicas para desarrollar tu organización personal y que la escritura siga siendo tu prioridad en esto de dedicarte a ello en cuerpo y alma.

Hay demasiado que hacer, pero ¡que no cunda el pánico!

La lista de tareas es interminable. Y, al final, terminas agobiándote antes de hacer nada. ¿Conoces el sentimiento?

Vale. Lo primero: que no cunda el pánico. Si tienes una lista de tareas interminable es porque sabes muy bien todo lo que hay que hacer. Y eso está bien. Es el primer paso para mejorar tu organización personal. El gran problema de estas listas es que, cuando ves que no se reducen (al contrario, siempre aumentan), tu motivación va descendiendo. Al final terminas frustrándote y abandonando. Y eso no es lo que quieres, ¿verdad?

Saber lo que hay que hacer está bien. Pero no dejes que la montaña de cosas pendientes te haga perder de vista la meta. En este caso tengo dos consejos para comenzar:

1. Anota todas las tareas que tengas en mente.
2. Sácatelas de la cabeza una vez las hayas anotado.

Suena sencillo, ¿a que sí? Y déjame decirte que lo es, aunque no lo parezca del todo. Anotando todas las tareas que tienes como escritora estarás dejándole espacio libre a lo que de verdad es importante en tu mente. No solo estarás creando el espacio para pensar, sino también para respirar con tranquilidad. Agobiarte no te sirve de nada. Una vez hayas anotado en una lista todas esas tareas que tienes en mente, vamos al siguiente paso. Poner el foco en lo que es importante.

Pon el foco en lo que es importante

Decidir qué es importante y qué no, no es tan fácil como parece. En realidad, el foco debería de estar en tu meta. Tú misma tienes que decidir cuál es la meta y qué quieres hacer para llegar a ella. Sobre cómo ponernos objetivos y avanzar hacia ellos te hablaré en otra ocasión. En este caso, lo que te interesa, es mantener tu foco presente. De esta forma sabrás hacia dónde tienes que ir.

Ya has anotado todas las tareas que tenías en la mente. Incluso la más pequeña, por muy rápida que pueda ser. ¿Son todas ellas de verdad tan importantes? ¿Hay alguna que puedas dejar a un lado o hacer en unos días? Un buen ejercicio es agruparlas por temas, por ejemplo. O tareas relacionadas.

Crear contenido para Instagram y programarlo, escribir el artículo del blog de la semana y la newsletter podrían caer en el mismo grupo.

Una vez las tengas agrupadas, decide en qué orden deberás trabajarlas. Estoy segura de que habrá algunos grupos que sean más importantes o urgentes que otros.

Una técnica que me está funcionando bastante bien desde hace algunos meses es ponerle un foco al día. De esta manera, mis tareas se convierten en una especie de plantilla que repito cada semana. Los lunes, martes y miércoles trabajo el artículo del blog y la newsletter. Los jueves, creo el contenido y programo las redes y me dedico a planear la siguiente historia. Los viernes, edito la última novela escrita.

Trabajando de esta manera, sé cuál es el foco del día, lo que es importante cada uno de ellos y puedo concentrarme mejor en lo que tengo que hacer sin estar saltando de una tarea a otra.

3 técnicas para desarrollar tu organización personal

Durante los últimos años he ido probando muchas técnicas de organización personal. Algunas no son para mí y las he terminado dejando al poco tiempo. Otras, sin embargo, me funcionaban durante un tiempo y forma concretos. Llevo tanto tiempo perfeccionando mi sistema de organización que se ha adaptado a mí completamente. Y eso, sin dejar de evolucionar de forma constante.

Nadie puede decirte qué técnicas utilizar para organizarte y que van a funcionarte al 100%. Hay un montón de libros sobre el tema que aseguran que funcionan (yo misma ando leyendo a paso de tortuga Getting Things Done de David Allen). Pero lo que sí puedo decirte ya es que no va a ser así. Al menos no siempre.

Encontrarás técnicas que se adapten mejor a ti y otras que no podrás creer que pasen con tu estilo de vida, tus hábitos y rutinas. También aprenderás otras que podrás utilizar tal cual se te han contado. En otras ocasiones tendrás que hacer el trabajo extra de adaptarlas a ti para que te funcionen. Lo importante en esto es conocerte bien y estar siempre abierta al cambio. Si una forma de organización personal no te funciona, no tienes que aferrarte a ella con uñas y dientes.

A continuación, te dejo una recomendación de 3 técnicas que me funcionan o han funcionado bien y que a lo mejor pueden ayudarte.

1. Ponte un máximo de tareas diarias

Mi técnica maestra es no llenarme la agenda de cosas por hacer. Por supuesto, siempre hay días y días. Pero una de las reglas a la que siempre intento aferrarme es a ponerme no más de 3 cosas diarias por hacer. Pueden ser cosas generales como programar las redes sociales, por ejemplo. Pero también muy concretas, como poner una lavadora o encender el lavavajillas.

Qué tareas anotes depende de tu foco y de lo que quieras hacer cada día. A nivel profesional puede que te sirva anotar en la agenda la tarea general (como es programar las redes) y en tu herramienta de administración de proyectos desglosar un poco esa tarea. Si tienes una de estas herramientas te vendrá muy bien para la tercera técnica.

Una vez puestas estas 3 tareas diarias, suelo darme el lujo de marcar una como absoluta prioridad. Hay días en las que no marco ninguna. La gracia del asunto es mantenerte motivada al reducir la lista de cosas pendientes y trabajar más concentrada en menos.

Vamos, dispersarte menos.

2. Separa las tareas del trabajo de las privadas

Puede ser de la manera más banal que tengas. Puedes utilizar una única agenda y sobreponer las tareas privadas y profesionales. O, como en mi caso, utilizar dos agendas diferentes. En este caso, la cuestión es mantener la mente libre de las otras tareas cuando te concentres en uno de los campos.

La mente se deja influenciar y distraer muy rápido. Sobre todo, si tenemos todas las tareas en ella. Y lo que tú quieres es trabajar concentrada para hacerlo más rápido, ¿verdad? Entonces busca la manera de separarlas tal así que, cuando estés en tus horas laborales, no puedas ver tus tareas privadas y viceversa.

Para esto también puedes utilizar bien agendas digitales que puedas adaptar a lo que necesitas, siempre procurando mantener todo bien separado.

3. Crea plantillas de trabajo que puedas repetir

Si eres de las que utiliza Asana, Trello o alguna similar, entonces sabes bien de qué estoy hablando. Las herramientas de administración de proyectos existen para que tú puedas organizar cada paso y mantenerlo todo bien a la vista.

Pero no te agobies, no te estoy pidiendo que aprendas a controlar otra cosa nueva desde 0. Al contrario, mantente siempre lo más simple posible.

Te voy a poner un ejemplo concreto. Yo utilizo Asana como herramienta. Escribo un artículo de blog y una newslettersemanal, creo el contenido de Instagram y lo programo todas las semanas. Suelo tener las mismas tareas los jueves y los viernes. Todas las semanas.

Entonces, ¿por qué perder tiempo escribiendo todas las semanas las mismas tareas y cambiando detalles?¿Readaptando lo que ya te funciona y obligándote a perder tiempo?

Divido Asana en proyectos grandes. Y, luego, en cada uno, divido en categorías. El ser escritora lo englobo en un proyecto Mary L. Torres. Dentro del proyecto tengo 5 tableros: artículos blog, newsletter, Instagram, *Proyecto todavía secreto* y la página web.

Este es el lugar donde desgloso mis tareas. Y lo hago de una forma que, para los tableros donde sé que voy a repetirlas todas las semanas, solo tenga que duplicar la tarea y cambiarle la fecha, por ejemplo. Algunas tareas las tengo ya tan automatizadas que las hago y al final del día, al controlar la herramienta, es cuando las marco como terminadas.

En este caso, para mí no es importante que se vea bonito, sino que el sistema sea organizado y rápido. Para tareas que engloban una gran cantidad de pequeñas subtareas es, además, una forma increíble de no agobiarse. Esto me resulta muy lucrativo con mis proyectos de diseño, mucho más que con lo que te acabo de mostrar.

Cómo cuidar de ti con tanto por hacer

Estoy segura de que habrás comenzado a tirarte de los pelos porque, poco a poco, has ido recordando todo lo que tienes que hacer. Pero, antes de que comiences a desfallecer, déjame que te cuente un secreto: ¡eres humana!

Al igual que tendrás semanas muy productivas y en las que lograrás concentrarte y trabajar a base de bien, las habrá que no sean así o que estén cargadas de imprevistos. Para mí es muy importante recalcar la idea de que trabajar por nuestras metas y objetivos está muy muy bien. Pero igual de bien (o casi mejor) es dejarnos siempre tiempo para descansar y ocuparnos de recargar pilas. Puede que llegues antes a tu meta si te cargas la agenda de cosas por hacer y las terminas en 3 semanas. Pero llegarás cansada, agotada y sin ganas de más. Y no habrás disfrutado del camino.

Así que baja el ritmo, procura dejarte siempre una hora para ti cada día y haz algo que de verdad te apetezca hacer. Algo que te ayude a recuperar la energía y que te motive más todavía. Sal a dar una vuelta, a tomar un café, llama a una amiga o ve a la piscina. Lo que te apetezca. Pero hazlo porque quieres.

Y, mientras lo hagas, olvida lo demás. Ese espacio y tiempo que te concedes es tuyo y no hay cabida para culpa, ni pensamientos tóxicos sobre el no estar trabajando.

Y por último… ¿qué pasa cuando no llegas a todo?

Aquí te viene un spoiler de los gordos: no pasa NADA.

La vida es cíclica y habrá ciclos en los que trabajarás más y mejor que otros. Es normal y no es absolutamente nada por lo que dejarte amedrentar. ¡Por esos ciclos pasamos todas! Es por eso que, siempre que puedas, trabajes por adelantado. Los artículos del blog y las newsletter, por ejemplo, puedes tener siempre en la recámara para los ciclos malos. De esta forma evitas hacer un parón y ningún algoritmo te penalizará por ello. Igual con las redes sociales.

Mi consejo es que, todo lo que puedas automatizar, lo automatices. Todas las plantillas que puedas crear para tu proceso de trabajo, las crees y perfecciones hasta que te funcionen. Y, por supuesto y llegados al punto, cuando tengas la posibilidad de delegar, también te aconsejaré que lo hagas.

Sé que como escritora no tienes los medios para estar pagando a otros para que se ocupen de las cosas que puedes hacer tú gratis. Pero recuerda que el tiempo es el que es y tus capacidades y salud son las que son. Si terminas quemada de todo por querer ahorrar un poco de dinero y terminas ocupándote de todo, tampoco llegarás antes a tu objetivo.

Así que tómate no solo el tiempo para desconectar y regresar a ti, sino también el tiempo para reflexionar y ver dónde podrías ahorrar algo de tiempo delegando algunas tareas. Estoy segura de que ese tiempo lo utilizarás de forma muy sabia.

¿Necesitas que alguien te eche un cable con el mantenimiento de tu página web? Entonces no dudes en escribirme un correo contándome tu caso y en dónde necesitas ayuda. Estoy segura de que podremos llegar a una solución que se adapte a tus necesidades por un presupuesto justo.